E-Belge nedir?

E-Belge denildiğinde sadece tek bir belgeyi düşünmemek gerekir. Aksine, E-Belge; birden fazla dijital dönüşüm hizmetini içeren geniş kapsamlı bir kavramdır.

Abone ol
Abone ol Haberi dinle

E-Belge denince aklınıza tek bir belge gelmesin. Çünkü E-Belge, tek bir belgeyi ifade etmek şöyle dursun, birden fazla dijital dönüşüm hizmetini kapsayan son derece geniş bir kavramı ifade ediyor. E-Belge, oluşturulmasından muhatabına iletilmesine kadar tüm işlemlerin dijital ortamda yapıldığı belgeleri ifade eder. Bu durumda E-Belgeler için, kağıt belgelerin dijital versiyonlarıdır da denebilir. Günümüz İş dünyasında en yaygın E-Belge türleri arasında e-fatura, e-arşiv faturası, e-defter ve diğer yasal belgeler bulunur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümü E-Belge niteliğini taşır. E-Belgeler kağıt kullanımı gerekmeksizin dijital ortamda oluşturulur, paylaşılır ve dijital ortamda saklanır. E-Belgelerin dijital ortamda saklanması, arşivlenmesi hızlı ve kolay erişimi de mümkün kılar.

E-Belge Özellikleri

E-Belgeler Türkiye'de ve dünyanın dört bir yanında belirli yasal düzenlemelere tabidirler. Dolayısıyla E-Belge düzenlemelerinde bu yasal yükümlülüklere uyum sağlamak oldukça önemlidir. E-Belgelerin oluşturulmasından iletilmesine birçok avantajı olmasıyla birlikte anlık olarak gönderilebilmesi sayesinde işlemlerin daha hızlı gerçekleşmesi sağlanır. Tabi tüm bu işlemler dijital ortamda yapıldığından Kağıt kullanılmaması sonucunda baskı, depolama ve dağıtım maliyetleri gibi harcamalar minimize edilmiş olur. Bu da işletmeniz adına tasarruf sağlar. E-Belgelerin dijital ortamda saklanılır olması sayesinde belgelerinize dilediğiniz an ulaşabilirsiniz. Ulaşmak oldukça kolaydır. Peki ya güvenlik? E-Belgelerde, Elektronik imza gibi güvenlik önlemleri kullanılarak belge bütünlüğü sağlanır. Hem pratik, hem hızlı, hem de güvenilir. Bir işletme sahibi başka ne ister ki?

E-Belge Kullanımının Avantajları

E-Belge kullanımı ile tüm işlemlerinizi elektronik ortamda gerçekleştirebilirsiniz. E-Belge kullanımında Hız ve Verimlilik esastır. İş yapış süreçlerini hızlandırır. Belge gönderimlerinde geleneksel süreçlerle karşılaştırdığınızda E-Belge kullanımının sağladığı zaman tasarrufunu gözlemleyebilirsiniz. E-Belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesinin sağladığı bir diğer avantaj ise basım, gönderim ve arşivleme süreçlerinin ortadan kalkmasıdır. Fiziksel arşivlemenin ortadan kalkmasıyla birlikte belgeler dijital ortamda kolayca arşivlenebilir. Tüm bu avantajlar sayesinde Kolay ve pratik kullanımı ile iş gücünüzdeki verimliliğin gözle görülür bir artış yaşadığına şahit olabilirsiniz. Bunların yanında, E-Belge kullanımı ile muhasebe süreçlerinizi hızlandırarak hızlı ve pratik üretilen elektronik belgeler sonucu finansal işlemlerinizi de rahatlıkla yönetebilirsiniz. E-Belgeler İşletmelerin ihtiyaçlarına göre çeşitli çözümler sunar. Bu sayede şirketler hem maliyetlerini düşürür hem de verimliliklerini artırabilirler. E-Belge kullanımı hızlı ve pratik olduğu kadar doğa dostudur. Tüm süreçleri dijital ortama taşıyarak kağıt kullanımını sıfırlar, yeşili korur.

E-Dönüşümde E-Belge Süreçleri

Kimi zorunluluk kapsamında kimi gönüllülük esastır diyerek E-Belge kullanımına başlayabilir. E-Belge kullanımına başlayacak ve E-Belge mükellefi olan işletmeler için, E-Belge başvuru süreçlerinde 3 alternatif vardır. Bunlar: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon şeklindedir. E-Belge mükellefleri bu alternatiflerden birini seçerek başvuru işlemlerini tamamladıktan sonra, E-Belge kullanımına başlayabilirler. E-Belge başvurusunda bulunan mükellefler E-Belgelerini GİB’in belirlediği standartlara uygun bir şekilde hazırlamakla yükümlüdürler. Hazırlanan E-Belgeler GİB’e iletilir ve GİB  E-Belge portalı veya özel entegratör aracılığıyla müşteriye ulaştırılır. Hazırlanan E-Belgenin kontrolünü GİB üzerinden E-Belge doğrulama ve E-Belge görüntüleyici sistemleri ile gerçekleştirmeniz mümkündür.

E-Belge Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-Belgelerinizi oluştururken dikkat etmeniz gereken noktalar oluşturduğunuz belgenin çeşidine göre değişiklik gösterebilir. Her E-Belge türü için belirlenen bazı standartlar vardır. Bu standartlara uyulmadığı takdirde, usulsüzlük cezasıyla karşılaşabilirsiniz. Standartlar dönem dönem değişiklik gösterebilir. Dolayısıyla bir E-Belge kullanıcısının gündemi sıkı bir şekilde takip etmesinde fayda var. Belirlenen standartlara uygun hazırlanmamış E-Belgeler işleme alınmaz ve geçersiz sayılır.

E-Belge Nerede Kullanılır?

Elektronik belgeler, farklı sektörlerde birçok amaçla kullanılabilir. E-Belgelerin özellikleri, belgenin türü ve kullanım amacına göre değişkenlik gösterebilir. Mesela E-Faturanın özellikle ticari işlemlerde, E-İrsaliyenin ise lojistik sektöründe oldukça yoğun kullanıldığını gözlemleyebilirsiniz. Kullanım amacı ne olursa olsun tüm E-Belgelerin tek  bir amacı vardır ki; İş yükünüzü azaltmak!

E-Belge Türleri Nelerdir?

E-Belge türlerinin sektöre ve kullanım amaçlarına göre farklılık gösterdiğini söylemiştik. Gelin şimdi E-Belge türlerini kullanım amaçlarına göre sıralayalım.

• E-Fatura: Kağıt ortamdaki faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Ticari işletmeler sıklıkla kullanır.

• E-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest meslek mensuplarının, sundukları hizmet karşılığında yaptıkları tahsilatlar için dijital ortamda düzenledikleri elektronik belgelerdir.

• E-Arşiv Fatura: Elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere veya bireylere dijital ortamda iletilen fatura türüdür.

• E-İrsaliye: Kağıt irsaliyenin elektronik ortamda hazırlanan versiyonudur. Sevk irsaliyesi ile aynı nitelikleri taşır.

• E-Müstahsil Makbuzu: Kağıt müstahsil makbuz ile aynı nitelikleri taşıyan, GİB tarafından dijital ortamda oluşturulmasını kapsayan uygulamadır.

• E-Defter: Vergi Usul Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin standartlara uygun bir şekilde elektronik ortamda hazırlanmasıdır.

• E-Gider Pusulası: Kağıt ortamdaki gider pusulasının elektronik halidir.

• E-Bilet ve E-Adisyon da e-belge türleri arasındadır.

E-Belge Mükellefleri Kimlerdir?

E-Belge mükellefleri kimlerdir? E-Belge kullanımı herkes için zorunlu mu? Sorusunu şu şekilde yanıtlayabiliriz. GİB tarafından yıllık ciro limitlerine göre belirlenen kriterleri kapsayan; E-Fatura, E-Arşiv, E-Smm, E-İrsaliye kesme zorunluluğu olanlar E-Belge mükellefidir.

Kategoriler Şirket Haberleri